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転職時の内定辞退はメール?電話?マナーと礼儀を踏まえた失礼のない方法を解説

内定承諾書を出してしまったあとでは辞退できないの?内定辞退のすべての疑問にお答えします!

内定辞退

転職活動をしていると内定を辞退するシーンに遭遇します。理由としては、複数の会社から内定をもらい、どちらかを選ばなければならなくなるというのが一般的でしょう。

中には「内定はもらったけど、やはりこの会社は自分に合いそうもない」と考え直すという理由での辞退もあります。

理由に限らず、どちらにしても速やかに内定を辞退することが大切です。あなたを信頼し、見込んで採用を決断してくれた会社です。マナーと礼儀を踏まえた態度で申し出ることがなにより肝心です。

今回は内定辞退の対応方法について解説していきます。

意外に重い「内定」の定義。内定だからといって適当に対応するのはNG

ところで内定とは、どういった定義を持つものなのでしょうか。実は、なんとなく軽い印象も受けるこの2文字の表す意味は、意外に重いのです。

内定=労働契約

内定とは、すなわち労働契約(雇用契約ともよく言います)の成立を意味しています。それが法的な解釈です。

さらに詳しく言えば、内定とは『始期付・解約権留保付労働契約』が成立したことをいう」との考え方が、判例などによってほぼ確立しています。

ここでの「始期」とは、たとえば「4月1日から」といった就労開始日のことです。つまり、内定とは、繰り返しますが、労働契約(雇用契約)の成立そのものです。

労働契約なので企業側からの内定取り消しは簡単ではない

内定は労働契約ということなので企業側からの内定取り消しは、単なる通知の撤回であるとはみなされません。

解約権を行使する場合以外においては、労働者を「解雇」したものと解釈されてしまいます。

解約権留保とは

主に企業側が内定を取り消すことができる場合の条件が、契約に付随していることをいいます。

よくある例が、新卒者を採用する場合の「内定者が大学を卒業できなかった場合、企業はこの内定を取り消すことができる」というものです。

すなわち、そこで内定者と争いが生じた場合、企業は、「正当な解雇事由を有していての解雇だったかどうか?」を厳しく問われることとなるわけです。

そうした意味で、内定の通知というのは、実は企業にとってはかなりの重い決断です。

軽々しい内定辞退は、企業側の重い決断を軽んじる行為と言えるのです。そのため、内定辞退に関しては、辞退する側にマナーと礼儀が必要です。
そのことをまずはしっかりと頭に入れておきましょう。

内定の前の内々定とは?

内定は労働契約の成立そのものを意味しますが、内定に似た内々定というのもはどこまでの効力があり、内定とどう違うのでしょうか?

内々定は新卒者と中途採用者では意味が少し変わる

一般的なのは、企業が新卒者を採用する過程でよく聞かれる「内々定」です。実はケースによって違った意味で使われることが多く、かなり曖昧な言葉なのです。

新卒者の内々定

経団連(一般社団法人 日本経済団体連合会)の「採用選考に関する指針」にもとづいて、会員企業などが採用内定日の規定を遵守しようとする場合、その日よりも前には内定を通知することができません。

内定=内々定

内々定という言葉を使って、入社希望者へ意向を伝えておくといったものがそれにあたります。つまり、実質的には内定ということになります。

実質的には内定?面接を受けた側にとってはストレートに内定って言ってもらいたいものだけどね。

中途採用者の内々定

転職・中途採用の場合、企業側の事情によって、内々定の言葉を使う理由はさまざまです。

「まだ労働契約は結ばれていませんよ」という念押しの意味で内々定を通知してくる場合も多くあります。

内定≧内々定

法解釈上では内定と通知してしまえば、労働契約が成立したものとみなされてしまいますので、何かあったときのためにということです。

じゃあ、内定じゃなくて「内々定です」って言われている時点で、それを会社側から取り消されたら、内々定をもらっていた人は泣き寝入りしなきゃいけないの?

いえ、そうともいえません。なぜなら、内々定という言葉が使われていようといまいと、もしも争いになれば、その通知が、内定と同一視できるものであったかどうかが、判断の基準となるからです。
たとえば企業側が「あなたの採用は内々定していますので、他社の面接はもう受けないでください」と、内々定者へ要請していたとしたら、もはやそれは実質上内定と判断されることになるでしょう。つまり、その場合の取り消しイコール、解雇です。

ちなみに、解約権を行使する場合であっても、もしも争いになれば、企業側は、解雇の客観的な合理性と社会通念上の妥当性を追及されることとなります。

解約(内定取り消し=解雇)の条件がたとえ内定通知書などに明記されていたとしても、そこに合理性・妥当性がきちんと備えられていなければ、企業側は裁判に負ける可能性が高いのです。

つまり、内定の2文字に絡んでは、内定者は判例などを含む強力な法的保護のもと、手厚く守られているといってもいいでしょう。

内定辞退はいつまでに申し出るべき?

内定辞退はいつまでに伝える?

これは、民法第627条により定められています。雇用は被雇用者からの解約の申入れの日から、「2週間を経過することによって終了」することが明記されています。(一定条件の付いた規定ですが、通常、企業の社員として雇用される場合はこの規定が当てはまります)

仮に入社日の3日前に「内定を辞退したい」と申し出た場合、内定は労働契約の成立そのものであるため、雇用が終了する日は、入社日から1週間を大きく超えたあととなるわけです。

もしもここで企業側と辞退の申し出に対して問題となった場合、労働契約満了日までの出社や賠償を求められるといった事態もありえることです。

ここでの「2週間前の前日まで」は、マナー云々という以上に、自らを守るための心得として忘れずに覚えておきましょう。

内定辞退の申し出は、入社日(就労の開始日)の2週間前の前日までに行う!忘れちゃ駄目カモ

伝え方の基本は電話で、内定のお礼も忘れずに!

内定辞退を決めたとして、どのような方法でそのことを企業側へ伝えるのがよいのでしょうか。

先に結論を言いますが、ベストは、「電話で直接伝える」ことです。メールは簡単に送ることができますが、あまりおすすめはできません。

言い出しにくいことだからといって、手軽なやり方で済ませてしまおうとする安易な姿勢が相手に伝わってしまいます。

また、以下のことを合わせて伝える必要があるので、メールでは難しくなります。

内定辞退で企業に伝えるべき4つのポイント

以下の4つのポイントに注意して内定辞退を伝えましょう。

  1. 「内定をもらったことへのお礼」
  2. 「辞退する理由」
  3. 「内定辞退のお詫び」
  4. 「内定辞退を受け容れてくれたことへのお礼」

企業はあなたを信頼し、人物を見込んで、仲間にすることを望んでくれていたです。丁寧に、礼儀を尽くすことを忘れてはいけません。お詫びとお礼は丁寧に伝えることが大切です。

内定辞退の意志については、毅然とこれを伝えます。妙にへりくだったり、言葉に詰まって苦しんだりする必要はありません。

「相手に手間を負わせ、申し訳ないことにはなったが、悪意の行為ではない」ことを自らに言い聞かせてから臨むのがよいでしょう。

内定辞退の理由は正直に伝える

内定辞退を伝えると多くの場合、その理由を聞かれることになります。その質問に対しては、正直に理由を答えることがまずは基本です。

  • 他社の内定も出て、そちらを選んだ
  • 給料面で、家族を養うにはやはり厳しいと考え直した

これらは正直に伝えたほうがよい理由の代表でしょう。なぜなら、これらが嘘のない真摯な想いであるならば、聞く相手の方にも、共感できる部分は多少なりとも存在するはずだからです。

もし、どうしても理由を伝えたくない場合は、理由の詳細を聞かれて押し黙ってしまうのではなく、「大変心苦しいが、理由は伏せさせてほしい」という旨を伝えましょう。

内定辞退について決心したならば、とにかく早く先方に伝えることがなによりも肝心です。その次には誤解を生ませないこと。さらには、礼を失しないことが重要です。

内定はいつの時点で成立するのか?

内定が労働契約の成立を意味することについては、最初に説明したとおりですが、内定にともなう労働契約は、いつの時点で成立するのでしょうか。

内定後は、内定通知書などの書面が内定者のもとへ届いたのち、内定者が企業側へ、入社承諾書を返送するという流れが一般的です。

  1. 内定通知連絡
  2. 内定通知書が届く
  3. 入社承諾書を返送

入社承諾書の提出を書面で求める企業の側にあっては、実際には入社承諾書の受理をもって、内定者の最終的な意思確認ができたものとみなす場合がほとんどでしょう。

そのため、入社承諾書の受理前に内定者から内定辞退の申し出があった場合と、受理後にあった場合とでは、それに対して担当者が腹を立てて苦言を述べたり、述べなかったりという感情的な面も含め、対応に違いが生じるケースが多いはずです。

しかし、労働契約を成立させるためには、書面の取り交わしが絶対必要な訳ではありません。

たとえば、企業の人事担当者から「あなたの採用を内定します」という電話が入り、内定者が「ありがとうございます。よろしくお願いします」と同意を示せば、口頭のみでも労働契約は成立します。

その場合、書面は契約の成立を証明するために、あとから作成される形式上のものとなるわけです。

↓辞退の前に通常の内定後の流れも知っておこう↓

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入社承諾書提出後の内定辞退

入社承諾書を提出してしまうと、もう内定を辞退できなくなると思いがちですが、それは誤解です。

提出後であっても、労働契約の解約を申し出ることは可能です。憲法に定められている「職業選択の自由」(第22条)が、労働契約に優先するかたちで、そのことを保証してくれています。

同業界内での転職の場合など、内定を辞退した相手の企業と、あとで仕事上の関係を持つことも考えられます。入社承諾書提出後の内定辞退となればさらに礼儀を持った対応が必要となります。

入社承諾書の名称

  • 内定承諾書
  • 内定受諾書
  • 入社誓約書

入社承諾書については、企業によって名称がバラバラです。さまざまな呼び名があることも知っておいてください。

強引な引き止めにあったら場合の対応

内定の辞退を申し出た際、場合によっては強引な引き留めにあうこともあります。

電話をかけたところ、「大事なことなので直接会って話をしたい」となった場合などは、引き止めを断る覚悟が必要になりそうです。

懇願タイプの引き止め

「そんなこと言わずにぜひウチに入社してください」と頼み込まれるケースです。

圧迫・威迫タイプの引き止め

「別の会社に内定ですって?そっちは断ってください。あなたを採用するためにどれだけ手間とコストと人手をかけたと思っているのですか。全部無駄にさせるつもりですか」。「損害賠償してもらうことになりますよ」など。

後者のケースは、新卒採用のシーンにおいて時折耳に入ってくるなどするものですが、人手が不足し、企業側が求人に血眼になっているような場合、中途採用でもありえないことではないでしょう。

ちなみにこの場合、話に乗る必要はありません。落ち着いて、毅然と要求を断りましょう。

内定辞退の意志を一度でも示したならば撤回はタブー。もはや後戻りする道は無い、と心得ておくのがよいでしょう。

内定辞退方法まとめ

内定辞退はポイントを抑え、礼儀をもって毅然とした態度で企業に伝えるようにしましょう。

  • 連絡方法…電話
  • 期限…入社日の2週間前まで(なるべく早くが良い)
  • 理由…正直に伝える
  • 内容…お礼の気持ちも忘れずに
  • 引き止め対応…撤回はおすすめできません

う~ん。内定辞退って、なかなかしんどいことだよね。頭を下げて「入社させてください」って、一度は相手にお願いしたことが嘘になるんだもんね…。
真面目な人ほど、苦しい想いをすることになるのカモね。

ただし、この事態に遭遇したのであれば、経験値として人生における良い糧となるのかもしれません。
転職エージェントにサポートしてもらっている場合は、内定辞退を伝えるプロセスについても、エージェントに力になってもらうことはできます。
自分の代わりに、エージェントから内定辞退の意志を伝えてもらうと、心情的にはとても楽でしょう。

たしかに。あと、辞退の理由に筋が通ってなかったり、考え方が常識的に見て甘かったりした場合は考え直したほうがいいね。

そうですね。ちなみに私がおすすめしたいのは、転職エージェントを介して内定辞退を伝えてもらうつもりであっても、自分から直接採用担当者に話そうとしていたことをエージェントには知っておいてもらうことです。
「自らも電話をかける、あるいはエージェントの担当者に託すなど」迷った場合は、担当者に相談してみてください。
状況に応じて、「あなたは動かなくても大丈夫。すべてこちらに任せて下さい」との提案があるかもしれませんね。